Tóm tắt quy trình:

Chi tiết các bước & Kinh nghiệm của VLC:

Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra lại và chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu:

                                                                                              ​Chứng nhận xuất xứ (CO)

– VLC kiểm tra lại hợp đồng ngoại thương, trong đó quy định những chứng từ liên quan như: Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói, Vận đơn đường biển, Chứng nhận xuất xứ, Chứng nhận chất lượng, … Nếu thấy chứng từ chỗ nào chưa hợp lý/sai thì cần làm việc với người bán nước ngoài để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay, tránh phát sinh thêm chi phí;
– VLC sẽ cẩn thận trong việc kiểm tra trước tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của chứng từ, tìm hiểu về Các chứng từ liên quan: Hợp đồng mua bán (Sales Contract); Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); Chi tiết đóng gói (Packing List); Vận đơn (Bill of Lading); Chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin). Ngoài ra, còn những chứng từ khác có thể lô hàng cần đến như: CA, Fumigation Certificate…
– Sau khi đã kiểm tra thông tin và số liệu trên từng chứng từ, V.L.C đối chiếu chéo số liệu giữa các chứng từ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác. Đặc biệt lưu ý đến Invoice và C/O (nếu có C/O ưu đãi thuế đặc biệt, như các mẫu D, E, KV, JV…). Một số những chi tiết cần đối chiếu như: Tên hàng, mô tả, đơn giá, lượng hàng trên Invoice, Hợp đồng; Số kiện, tổng trọng lượng hàng trên B/L và P/L…Với C/O thì phải kiểm tra chi tiết. Nên kiểm tra từng ô và đối chiếu với các chứng từ khác như B/L, Invoice, Packing List …  
 

Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan

– Hầu hết các doanh nghiệp đều dùng chữ ký số để khai thuế, doanh nghiệp có thể dùng luôn chữ ký số này để khai báo hải quan. Nếu doanh nghiệp mới thành lập thì cần mua chữ số mới. Sau khi mua xong, cần đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan thì mới có thể truyền tờ khai hải quan điện tử. 
– Nên cần đăng ký chữ ký số 2 lần (cùng của Tổng cục hải quan):
▪ Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số container/seal, C/O… Làm xong, đợi vài tiếng là hệ thống cập nhật.
▪ Đăng ký sử dụng Hệ thống ECUS5 VNACCS: để truyền được tờ khai, nhưng thường phải đợi đến ngày hôm sau mới dùng được chức năng này.
 

Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Để khai báo hải quan điện tử, VLC chọn cho doanh nghiệp một trong các phương án:
– Dùng phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục Hải quan cung cấp. Phần mềm này cùng hướng dẫn sử dụng và các thông tin liên quan khác có thể được tải về từ địa chỉ:  https://www.customs.gov.vn/ChuyenMuc/VNACCS_VCIS/Default.aspx
– Chủ động xây dựng phần mềm theo chuẩn thông điệp kết nối đã được Tổng cục Hải quan công bố tại địa chỉ: http://ptsw.customs.gov.vn/vnaCács/EDI%20Detailed%20Design.rar
– Sử dụng phần mềm cung cấp bởi các công ty tin học đã được Tổng cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn.
 

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có) 

– Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu là việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn xuất hoặc nhập khẩu. 
– Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: 

kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm… 
– Với hàng xuất khẩu, cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ngoại thương để làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho phù hợp. Chẳng hạn: kiểm dịch thực vật, hun trùng… Thường thì đó là tùy chọn theo thỏa thuận giữa người mua và người bán.
– Với hàng nhập khẩu thì có khác. Với mỗi mặt hàng cụ thể, chủ hàng căn cứ vào quy định hiện hành để biết có phải kiểm tra chuyên ngành hay không.

                                                                     ​Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng đã được xác nhận

     => VLC thường tìm hiểu trước vấn đề này, để tránh rủi ro phát sinh thời gian, chi phí.
– Trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, Quý khách cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định, chẳng hạn:
▪ Kiểm dịch thực vật
▪ Kiểm dịch động vật
▪ Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm
▪ Kiểm tra an toàn chất lượng
▪ Đăng kiểm xe cơ giới, xe máy chuyên dụng.
– Hồ sơ đăng ký với mỗi cơ quan yêu cầu mỗi khác, nên VLC không thể nêu chi tiết tại đây.
– Thời điểm làm hồ sơ đăng ký là sau khi nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) của hàng vận chuyển, thường là trước khi tàu đến 1-2 ngày.
– Sau khi nhận bộ hồ sơ và xem xét thấy đầy đủ hợp lệ, cơ quan chuyên ngành sẽ cấp số và ngày đăng ký. Thông thường, họ ghi & đóng dấu vào ô xác nhận trên giấy đăng ký mà bạn đã nộp.
 

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

– Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hàng vận chuyển, VLC tiến hành lên tờ khai bằng cách sử dụng phần mềm khai hải quan đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai.
– Khi đã lên đủ những phần cần thiết của tờ khai và kiểm tra lại cho chắc chắn, VLC truyền thử tờ khai. Khi thông tin đầy đủ và hợp lệ, tờ khai sẽ được cấp số.
– Sau khi truyền thử, VLC kiểm tra lại 1 lần nữa những thông tin quan trọng như: Mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan… Lưu ý: nếu sai những thông tin này, nhiều khả năng phải hủy tờ khai, chứ không được truyền sửa như những thông tin khác.
– Ngoài ra, VLC cũng check lại số thuế phải nộp xem có đúng không.
– Tờ khai sau khi truyền chính thức sẽ được hệ thống tự động phân luồng:
▪ Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.
▪ Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.
▪ Luồng Đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa.
               

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

– Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hàng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng tiếng Anh là Delivery Order, thường được viết tắt là D/O.
– Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên nghành và khi lấy hàng.
– Trong thông báo hàng đến có những thông tin cần thiết như: 
▪ Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh;
▪ Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không;
▪ Số tiền Các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hàng không ghi thông tin phí).
– VLC đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí. Mỗi hàng yêu cầu mỗi khác nhưng về cơ bản cần cầm theo những chứng từ sau:  

– Tiền phí: nộp tại ngân hàng (nhân viên ngồi ngay tại hàng tàu hoặc ở gần đó).
– Với hàng nguyên container (Full Container Loaded – FCL), nếu hàng đã về cảng quá thời gian miễn phí lưu container tại cảng (Free Demurrage), cần nộp thêm phí để gia hạn đến ngày dự kiến lấy hàng. (Mức phí dao động khác nhau theo loại container, theo các hàng, Hàng để ở cảng càng lâu, mức phí có thể sẽ tăng lên mức cao hơn).
Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Tùy theo luồng tờ khai mà chứng từ cần chuẩn bị khác nhau.
1. Tờ khai luồng Xanh:
Hồ sơ chỉ cần tờ khai in từ trên phần mềm và tờ mã vạch in từ website của Tổng cục hải quan, đem đến bộ phận hải quan giám sát làm nốt thủ tục.
 
2. Tờ khai luồng Vàng:
Hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu gồm:

Ngoài ra, còn chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình, khi cần: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Phiếu đóng gói (Packing List), và những chứng từ liên quan như catalog, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật… của lô hàng. Nguyên tắc là: “Chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ thì càng thuận lợi cho việc làm thủ tục”
 
3. Tờ khai luồng Đỏ:
Chuẩn bị chứng từ cho 2 nghiệp vụ sau:
– Hải quan kiểm tra chứng từ: Hồ sơ chuẩn bị như với luồng Vàng vừa nêu trên.
– Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): Cần thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng, hoặc kho. Ngoài ra cần chuẩn bị thêm: Giấy giới thiệu, Lệnh giao hàng (còn hạn) đã lấy ở bước trên. 

Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Ở bước này, Tùy theo tờ khai luồng gì mà VLC làm công việc tương ứng:
1. Tờ khai luồng Xanh:
– Doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT, VLC in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.
– Tuy vậy, theo kinh nghiệm của VLC, vẫn có trường hợp hải quan thấy nghi vấn, và hỏi thêm chi tiết về lô hàng.
 
2. Tờ khai luồng Vàng:

​                                                                           Làm thủ tục hải quan tại chi cục

 Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy. Có một số tình huống hay xảy ra:
– Hồ sơ chuẩn chỉnh, không có gì cần hỏi thêm. Hải quan xem chứng từ và thông quan luôn.
– Hải quan xem hồ sơ, thấy có những điểm chưa rõ, chưa hợp lý và chất vấn. Người làm phải giải thích và xuất trình thêm chứng từ bổ sung (nếu cần). Nếu thỏa đáng, họ sẽ thông quan, vậy là xong.
– Khi có vướng mắc, việc giải thích nhưng không hợp lý, hải quan yêu cầu phải chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, người làm cần truyền sửa tờ khai trên phần mềm. (Tốt nhất, nên có ai ở văn phòng truyền sửa cho nhanh, trong khi người làm vẫn ở chi cục để theo sát tiến độ. Nếu hải quan thấy tờ khai sửa đã hợp lý, họ thông quan cho. Nếu chưa hợp lý hoặc phát hiện thấy những nội dung khác nữa thì các bước lại lặp lại như trên đến khi hoàn tất.)
– Trường hợp tài liệu và giải thích của người làm không đủ thuyết phục hoặc nhận thấy có cơ sở để nghi ngờ có gian lận trong khai báo, cán bộ hải quan tiếp nhận có thể sẽ báo cáo và đề xuất với lãnh đạo chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp (kiểm tra hoàng hóa giống luồng Đỏ, chi tiết trong phần dưới). Trường hợp này ít gặp, nhưng vẫn có thể xảy ra, nhất là với những chủ hàng mới nhập lần đầu, với những mặt hàng nhạy cảm, có rủi ro gian lận cao. Nếu chẳng may lâm vào tình huống này, có thể phải tốn tiền phí để tránh khỏi chuyển qua Tờ khai luồng Đỏ.
 
3. Tờ khai luồng Đỏ:

 Kiểm hàng hóa bằng máy soi

– Nếu không may vào luồng này, chủ hàng có thể tốn chi phí hơn.
– Trước hết, hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, giống như với luồng Vàng nêu trên. Nếu cần hỏi, chỉnh sửa tờ khai thì người làm cũng phải làm cho xong.
– Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi tắt là “kiểm hóa”).
– Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu hải quan phát hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc không đúng loại hàng… thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì quay lại chi cục giải quyết thông quan cho lô hàng.
– Sau khi đã có tờ khai thông quan, việc cần làm cuối cùng là in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục hải quan, xuống hải quan giám sát tại cảng/ kho để làm nốt thủ tục. Hải quan dùng thiết bị đọc mã vạch, ký giấy là xong.
– Vậy là hoàn tất thủ tục hải quan. Nhân viên giao nhận đem theo lệnh vào cảng/ kho làm thủ tục đổi lệnh của cảng/ kho để giao cho xe kéo hàng. Lưu ý hạn lệnh của hàng tàu (với hàng nguyên container), nếu thấy lệnh hết hạn thì phải đến hàng tàu gia hạn trước khi đổi lệnh ở cảng.